一文读懂筹办展会的准备工作 举办展览会的流程及细节有哪些

2021-04-25 269 举报反馈 版权声明
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导语
INTRODUCTION

展会一直以来都是各行各业开辟新市场的首选方式,它能让消费者最直观地了解心仪企业的最新产品,也能帮助企业迅速全面地了解市场行情。而对于展会主办方来说,筹办一个成功的展会就没有那么轻松了,不仅要做大量展前工作,展后也要做好评估工作。下面跟着小编一起来了解一下筹办展会的准备工作有哪些吧。

展会介绍
什么是展会
  • 展会是一种综合运用各种媒介、手段,推广产品、宣传企业形象和建立良好公共关系的大型活动,目的是为了展示相关企业的产品和技术,帮助企业拓展渠道、促进销售、传播品牌。

办展机构
  • 办展机构即指负责展会的组织、策划、招商、招展等相关事宜的单位,它们可以由政府部门、行业协会、新闻媒体、企业来担任。又根据负责的职能不同,办展机构一般分为主办单位、承办单位、协办单位、支持单位、指导单位等。

主办单位:
拥有展会所有权,并且对展会承担主要法律责任的单位。
承办单位:
直接负责展会的组织、操作与管理,对展会承担主要财务责任。
协办单位:
指展会策划、组织、招商等过程中提供协助或赞助的单位。
支持单位:
对展会招商和宣传推广等工作起到支持作用的办展单位。
展会名称
  • 展会名称一般包含三个信息,即基本部分、限定部分和行业标识,以“第129届中国进出口商品交易会”为例:“第129届中国”→限定部分、“进出口商品”→行业标识、“交易会”→基本部分。

基本部分:
用来表明展览会的性质和特性,常用词汇有博览会、展览会、展销会、看样订货会、展览交流会、交易会、贸易洽谈会等。
限定部分:
用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。
行业标识:
用来表明展会题材和展品范围,行业标识通常是一个产业的名称,或者是一个产业中的某个产品大类。
展会规模
  • 展会规模大小是判断一场展会价值与地位的重要标准之一,整体来说,展会可分为国际展、国家展、地区展、地方展,以及单个公司的独家展。
展会专业名词
  • 在多年的发展过程中,展会行业已经约定俗成了一套相关的专业术语,方便业内人士沟通交流。

标摊:
又称标准展位,指国际上通称的3*3标准展位或3*2展位,即9平米与6平米的展示空间。
标牌:
是指通过特定的材料制作的一种可用于展示具体内容的标志。
异型展位:
指非标准的展位空间,通常是由于场地空间问题产出的非正方形与长方形的展示空间。
特装展位:
指展馆室内或室外空地上按任意面积划出的展出空间,一般36平米起租。
光地售价:
指展览场地周边或内外未搭建标准展位而进行的土地短期使用权的一种租赁行为。
展览物流:
从事展品运输(含展会现场的展品搬运)、仓储以及境外展品报关等工作。
三二模式:
是指通过三种展出方式与二种促销活动相结合的方法来体现一个展览或会议品牌与形象。
一加一模式:
是指通过一个展览与一个会议相结合的方式来体现一个展览的品牌与形象。
展览会等级划分
  • 全国城市工业品贸易中心联合会针对专业性展览会提出了一个行业标准,把专业性展览会划分为AAA级、AA级、A级3个级别。

等级 展览面积 特装展位面积 观众 连续性
AAA级 ≥10000㎡ 比例高于50% 专业观众比例≥60% 连续举办不少于6次
AA级 ≥8000㎡ 比例高于40% 专业观众比例≥50% 连续举办不少于4次
A级 ≥5000㎡ 比例高于30% 专业观众比例≥40% 连续举办不少于3次
全国展会数量及面积
  • 全国展会面积
    在宏观经济下行压力持续加大的背景下,整个中国展览行业保持低速增长的态势,自2017年开始每年举办上万场大大小小的展览会,2019年经济贸易展览总数达11033 场,展会总面积达14877万平方米
年份 展览数量(场) 展会面积(万㎡) 平均面积(万㎡)
2012年 6901 8250 1.2
2013年 6904 8956 1.3
2014年 7495 9736 1.3
2015年 8157 10846 1.33
2016年 9892 13075 1.32
2017年 10358 14285 1.38
2018年 100889 14456 1.33
2019年 11033 14877 1.35

*数据来源:2019年中国展览数据统计报告

  • 全国展会数量
    2019年度中国各省市办展数量差异较大,这也和各省市的经济发展水平息息相关。整体来看,办展数量最多的十个省市占全国展会总数的71.52%,展览总面积占全国展览总面积的72.69%。以下为2019年部分省市办展情况:
序号 省市名称 展览数量 全国占比 展览面积(万㎡) 全国占比
1 上海市 1043 9.45% 1941.67 13.05%
2 广东省 1029 9.33% 1721.83 11.57%
3 山东省 1004 9.10% 1505.28 10.12%
4 江苏省 1186 10.75% 1080.75 7.26%
5 四川省 953 8.64% 1020.84 6.86%
6 重庆市 513 4.65% 992.00 6.67%
7 浙江省 697 6.32% 831.96 5.59%
8 辽宁省 729 6.61% 689.7 4.64%
9 北京市 324 2.94% 589.8 3.96%
10 河南省 412 3.73% 442.23 2.97%

*数据来源:2019年中国展览数据统计报告

为什么要举办展会
  • 当今市场环境中,举办展会的作用和意义是多方面的,它不仅能够为企业带来大量的潜在客户,它更是一个行业当中不可多得的沟通交流平台,对城市知名度的提升也有着显而易见的作用。

  • 对企业来说
    展会集聚了某个领域的大量受众群体,能够用最低的成本获取大量优质的潜在客户。此外,展会参观者多是业内专业人士,企业可以根据这些人对新产品的试用感受,最大程度地完善新产品设计。
  • 对行业来说
    沟通使人进步,从一个行业整体来看,展会提供了一个行业生产商、经销商、贸易商交流沟通的平台。专业性展会便是一个行业的缩影,那些优秀企业的新产品,更能引导整个行业走在正确的道路上。
  • 对城市来说
    展会从来不是孤立存在的,一场展会可以带动周边地区的住宿、餐饮、旅游、购物等相关产业,对城市的经济发展起到良好促进的作用。大型展会更能提高城市知名度、提升城市形象,起到宣传作用。
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举办展会的流程及细节
展会策划阶段
  • 选定项目
    举办一场展览会,首先要确定这场展会的题材、展会举办的可行性,一般情况下要根据本区域的经济结构、产业机构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点。通常优先选择本区域的优势产业和主导产业,其次是发展迅猛的行业,再次就是政府扶持的行业。
  • 背景调研
    基本确定展会主题后,就可以着手调查目标客户的信息、合作单位的信息,还有该行业的发展趋势、热门话题、行业亮点等信息。还要调查清楚本地及周边区域有没有同类展会,谨防撞车。
  • 估算费用
    其次,策划阶段还要对这场展会的成本费用有个大致估算,这些费用包括展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展会宣传推广费、相关人员劳务费等等。确保这场展会不会让办展机构蒙受经济损失。
  • 寻求支持单位
    最后,为了提高展会档次,扩大展会的影响力,主办方还要积极寻求政府主管部门、行业权威协会、有影响力的行业媒体来担当支持单位。展会影响力大了,才能吸引更多的企业和专家参展,最大限度降低招展成本。
在对展会策划阶段进行评估时,我们要重点关注: 1、展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突。
2、办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。
3、展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在的产业。
4、在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。
5、办展机构对展会展品范围所在的产业是否熟悉。
6、展会定位与展会规模之间是否有冲突。
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展会实施阶段
  • 广告宣传
    广告宣传是举办展会必不可少的一个程序,通常通过报纸、杂志、网站、电台、电视等媒体对展会的不同卖点和亮点进行宣传。除此之外,部分展会也会事先用新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材。
  • 招展和组团
    买家(参观商)和卖家(参展商)永远都是展会的两个主角,展会的一切工作都是为了吸引更多的买家和卖家参展。因此主办方要组建一个专业团队,对买家和卖家进行分析研究、筛选和甄别,发送招展邀请函、调查表等。
  • 落实场地、行程
    在实施阶段,最好多踩点几次展馆,熟悉展馆的地理位置、交通方式、场馆设施、物料存放地。酒店住宿、交通用车、餐饮接待等事务也都要提前准备好,需要的网络、音响、陈列设施等提前1~3天入场、调整。
展会实施阶段,我们要重点做好以下事务: 1、亲自派人员拜访一些主要的牵头参展企业。
2、联合可能合作的同行,采取让利的办法,合作招展。
3、展会现场的工程、广告、会务、清洁、交通等协调工作尽早安排。
4、大型展会须配备安保、医护人员在场,国际性展会应有翻译设备及英文指导。
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展后阶段
  • 展后跟踪
    展会结束后的跟踪服务主要针对参展商和一些重要的参观商,目的是为了加深客户的印象,树立展会品牌形象。跟踪服务做得越早,达成的效果就越明显,同时还能对下一届的展会招商起到预热作用。
  • 展后总结
    不管是初次办展还是多次办展,展后总结工作都是重中之重。一般而言需要总结三个要点:一是开展过程中的各项工作总结;二是效益分析和成本核算;三是项目调查,调查本展会在同类项目中所占的市场份额,竞争情况等。
  • 展后评估
    评估的意义在于判断已做过的所有工作的效率和效果,提供标准和结论。展会是一项投入较大的经营活动,主办方投入了大量的人力、物力、财力。相应的,为了更好积累经验,主办方应成立专门的评估小组,对展会的各项工作做出评估,以方便发现问题,改进工作。
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如何吸引更多企业、观众参展
  • 举办展会不仅要按部就班地对展会的设计、规划、布局做出合理的布置,还需要通过更多的小技巧来提升展会的知名度,以吸引更多的参展商和观众参加。

  • 名人效应
    除了参展商之外,主办方还可以邀请更多有知名度,业内的专业权威人士参展,这样不仅能提升展会专业度,还能通过名人效应获得人们关注。
  • 网络宣传
    随着互联网的普及,展会不仅要利用报纸、电视、电台等传统媒体宣传,更要利用微博、朋友圈、公众号、论坛等网络媒介把展会信息传播出去。
  • 地点设置
    俗话说天时不如地利,要想吸引更多的参展商和观众参展,展会地点就要设置在一个交通便利,具有一定名气、规模较大的地方,为参展人提供最大的交通便捷。
  • 文娱活动
    在展会开办前夕,也可以举办一些唱歌跳舞、网络红人直播等文娱活动,通过这些娱乐方式来提升展会的知名度。现场也可以设置各种抽奖活动来吸引大量的参展人员。
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举办展会相关问题解答
自办展什么意思?
自办展是指场馆自己主办展览会,由于展览行业有淡季,为了弥补淡季业务不足,一些会场展馆就会扮演展会组织者的角色,自主筹办展会,增加创收。
展销会需要备案吗?
企业举办展会需要向所在市工商部门申请办理,得到政府或者有关部门批准方可举办,除此之外也要到交警,城管,消防,还有市场监督局进行备案。
办展会有哪些风险?
办展最大的风险在于经营不善,即由于招展不力、宣传推广效果不佳、人员分配不合理等问题从而导致展会面临财务风险,使展会支出远远超过收益。
展会注意事项有哪些?
由于展会人流数量特别大,举办展会最需要注意的当属安全事故。要注意人流疏散问题、展台塌陷问题、展会盗窃问题、现场闹事纠纷问题等等。
办展需要多少钱?
办展的成本费用主要包括举办场地租赁费用、招展和招商费用、宣传推广费用、人员费用、展会纳税费用等。展会规模不等,价格也不等,几十万到上千万都有。
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